Så skriver du snabbt bra mötesanteckningar
På jobbmöten är det ofta någon som får i uppgift att skriva minnesanteckningar. Dels för att tydliggöra vad som sagts och eventuellt beslutats och dels för att andra som inte kunnat närvara ska få inblick i vad mötet handlat om. Petra Vainionpää leder kurser i hur man skriver protokoll och minnesanteckningar och är ofta anlitad av olika organisationer och arbetsplatser. I grunden är hon utbildad språkkonsult och poängterar att minnesanteckningar från möten ska vara lätta att läsa för att fylla sin funktion.
– På arbetsplatser är det vanligt att det förekommer interna uttryck och förkortningar. Det ska undvikas i minnesanteckningarna. Välj ord som även den som är ny på arbetsplatsen förstår. Begripliga texter ökar delaktigheten, säger Petra Vainionpää.
När Petra Vainionpää håller kurser i hur man skriver minnesanteckningar och protokoll lär hon också ut hur tidsåtgången och arbetsbördan för den som är sekreterare ska bli rimlig. Hon delar upp arbetet i tre delar: inför, under och efter mötet. Ta del av hennes råd.
Inför mötet:
• Var förberedd. Det lönar sig i längden. Ta reda på vad mötet ska handla om och diskutera gärna upplägget med den som ska leda mötet.
• Gör ditt dokument redo. Vet du exempelvis redan på förhand vilka som ska vara närvarande så fyll i det före mötet.
Under mötet:
• Skriv direkt på datorn. För de flesta är det tidsbesparande att göra mötesnoteringarna direkt på en bärbar dator eller läsplatta.
• Sålla ut det viktigaste. Var uppmärksam på det som sägs, men anteckna inte allt.
• Försäkra dig om att du uppfattat rätt. Om du är osäker på någon punkt, dubbelkolla innan mötet är slut så slipper du jaga folk i efterhand.
Efter mötet:
• Skriv klart minnesanteckningar nära inpå mötet. Det är tidsbesparande att ha det färskt i minnet. Det finns ingen anledning att redovisa exakt hur samtalen förts men återge viktiga resonemang.
• Skriv lättbegripligt. Krångla inte till det, använd ett modernt språk. Undvik förkortningar. Skriv exempelvis arbetsplatsträff istället för APT.
• Lägg vikt vid utformningen. Disponera texten så att varje del i mötet får en avgränsad del. Det gör att det blir tydligt och lätt att läsa.
Om ni fattat beslut på mötet, tänk då på att det ska framgå vem som ska utföra de olika ärendena. Exempelvis:
Beslut
1. Arbetslaget beslutade att ge Maria Larsson i uppdrag att köpa en ny dator.
2. Den datorn får kosta högst 10 000 kronor.
• Låt det gå smidigt. Renskrivningen ska inte vara så tidskrävande. Upplever du att efterarbetet med minnesanteckningarna tar mycket tid kan det vara läge att se över mötesrutinerna. Att i efterhand, i anteckningarna, strukturera upp vad som sagts på ett virrigt möte är en orimligt stor arbetsbörda som normalt sett inte ingår i sekreteraruppdraget.
